تاریخچه‌ای مختصر

Fyle سرویس مدیریت هزینه کسب و کار است که به مدیران و کارکنان یک شرکت اجازه می‌دهد تا هزینه‌های سفر، بیمه، پزشکی و سایر هزینه‌های شرکت خود را پیگیری و مدیریت کنند. این استارتاپ در سال ۲۰۱۶ توسط Yashwanth Madhusudan و Siva Narayanan تاسیس شد و یک پلتفرم مدیریت هزینه‌ مبتنی بر ابر است که به شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در بخش‌های مختلف صنعت توجه دارد.

پلت سرویس مدیریت هزینه کسب و کار Fyle به کاربران این امکان را می‌دهد تا رسیدهای تجاری خود را به برنامه متصل کرده، پردازش کنند و آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارند.  همچنین برای پردازش و مدیریت تراکنش‌ها، ایجاد کردن فاکتورهای خوانا، قابل جستجو و قابل پردازش از الگوریتم‌های یادگیری ماشین و یادگیری عمیق استفاده می‌کند. به طور مثال، فناوری استخراج داده‌ی آن می‌تواند داده‌های موردنیاز را از هر رسیدی استخراج کند. در واقع Fyle اولین موتور استخراج داده‌ی خودکار در جهان را برای ایمیل‌هایی ایجاد کرده است که با کلاینت‌های G-Suite و Outlook کار می‌کنند و اطلاعاتی مانند مقدار هزینه، نام تجاری، دسته‌بندی هزینه و…، را از  فاکتور ضمیمه شده در ایمیل، به صورت خودکار استخراج می‌کند. به طور کلی، امکانات قابل ارائه در این پلتفرم شامل مدیریت رسیدها، مدیریت تأیید هزینه‌ها و سایر امکاناتی است که در ادامه‌ی این پست به مهم‌ترین آن‌ها اشاره کردیم.

تعداد کارکنان این شرکت مستقر در بنگالورو در سال گذشته دو برابر شده و به ۴۰ کارمند رسیده است.
Yashwanth Madhusudhan مدیر عامل و بنیان‌گذار این شرکت بیان می‌کند که: « بیش از ۲۰۰ شرکت در بیش از ۲۰ کشور جهان از برنامه‌ی Fyle استفاده می‌کنند. شرکت بیمه‌ی Edelweiss Tokio ،NinjaVan و Se-Innovation، از جمله این شرکت‌های مهم هستند.»

مدل کسب‌وکار و منابع مالی برنامه مدیریت هزینه Fyle

مدل قیمت‌گذاری آن مبتنی بر مدل اشتراک یا subscription است.  بر اساس این مدل،‌ طرح‌های مختلف ماهانه و سالانه با توجه به تعداد کاربران فعال (۵، ۱۵، ۵۰ یا ۱۰۰ کاربر فعال) تعریف شده است.

این استارتاپ مدیریت هزینه‌، در مرحله‌ی  سرمایه‌گذاری بذری، نزدیک به ۱.۵ میلیون دلار سرمایه جمع‌آوری کرد. رهبری این دوره را شرکت‌های Freshworks ، Beenext و Pravega Ventures بر عهده داشتند.

استارتاپ Fyle موفق شد در دوره‌ی تامین مالی سری A خود، ۳۰۰ میلیون پوند سرمایه از Tiger Global Management دریافت کند. در نهایت، در آخرین دوره‌ی تامین مالی سری A نزدیک به ۴.۲ میلیون دلار به سرمایه‌ی خود اضافه کرد.

مراحل سرمایه‌گذاری آن به شرح زیر است:

تاریخ اعلام شده	مرحله	تعداد سرمایه‌گذاران	افزایش سرمایه	سرمایه‌گذاران
۱۳ فوریه ۲۰۱۷	سرمایه‌گذاری بذری	۵	۴۰۰ هزار دلار	BEENEXT, Pravega Ventures
۲۰ آپریل ۲۰۱۸	سرمایه‌گذاری بذری	۳	۱.۱ میلیون دلار	BEENEXT, Pravega Ventures
۱۱ فوریه ۲۰۱۹	سری A	۳	۳۰۰ میلیون پوند	Tiger Global Management
۲۴ می ۲۰۱۹	سری A	۳	۱۰.۴ میلیون پوند	—
۳ اکتبر ۲۰۱۹	سری A	۴	۴.۵ میلیون دلار	Steadview Capital

مروری بر سرویس‌ها و خدمات متنوع سرویس مدیریت هزینه کسب و کار Fyle

در حال حاضر پلتفرم Fyle دارای چند سرویس اصلی است که در نرم‌افزار قابل‌ دسترسی هستند. این امکانات عبارتند از:

۱. امکان مدیریت‌ هزینه‌

کاربر می‌تواند همه‌ی رسیدها و هزینه‌های خود را در برنامه مدیریت کند. امکانات مهم قابل ارائه در این زمینه عبارت است از: 

-ثبت رسید:

• Instafyle و Bulkfyle برای رسیدهای کاغذی: تنها کاری که کاربر باید انجام دهد این است که عکسی از رسید خود بگیرد. فناوری OCR هوشمند سرویس مدیریت هزینه کسب و کار Fyle، به طور خودکار تمام اطلاعات مهم را از این فرم هزینه استخراج کرده و به عنوان پیش‌نویس هزینه در حساب کاربر ذخیره می‌کند.
• افزونه‌های Gmail و Outlook برای رسیدهای ایمیل: برنامه‌ی Fyle با  افزونه‌های جیمیل و کروم و پلاگین‌های Office 365 ادغام شده است تا Fyle بتواند به طور خودکار اطلاعات موجود در رسید را استخراج کرده و رسید را به شکل فایل PDF در حساب کاربر ذخیره کند.
• ادغام با Slack و WhatsApp: کاربر می‌تواند علاوه بر روش‌های گفته شده در بالا، به شیوه‌های دیگری نیز رسیدهای خود را ثبت کند. مثلا می‌تواند از Slack یا WhatsApp استفاده کند، تصویر رسید را از گالری تلفن همراه خود وارد برنامه‌ی Fyle کند، یا فقط آن را به آدرس receipts@fyle.in ایمیل کند.

-جستجوی رسید:  

• ذخیره‌سازی هر رسید با قابلیت جستجو: تمام رسیدها به صورت متمرکز و ایمن در برنامه‌ی Fyle ذخیره می‌شوند. کاربر می‌تواند هر رسید یا هزینه را بر اساس مشخصات کارمند یا پارامترهای هزینه مانند مقدار و تاریخ هزینه، بخش کارمند و موارد دیگر مورد جستجو قرار دهد.

-گزارش هزینه‌ها: 

• ایجاد گزارش‌های هزینه: ایجاد گزارش هزینه در مدت زمان کمی توسط کاربر انجام می‌شود. 
• تبدیل ارز: کاربر می‌تواند تبدیل ارز را در گزارش هزینه‌ی خود اعمال کند. 
• ارسال خودکار گزارش هزینه: در برنامه‌ی Fyle، هر کاربر می‌تواند برای برخی از جریان‌های کاری، برنامه‌ریزی کند تا در یک تاریخ از پیش تعیین شده، گزارش هزینه‌ به طور خودکار ایجاد و ارسال شود.   
• گزارش سفر: برای درک واقعی هزینه‌ی سفر، کاربر می‌تواند گزارش هزینه‌ی سفر را ایجاد کند.  

-ردیابی هزینه‌ها:

• داشبورد هزینه: کاربر می‌تواند به گزارش‌ها و داشبوردهای از پیش ساخته شده و سفارشی دسترسی داشته باشد.
• یادآوری‌ به کارکنان: برای پیگیری هزینه‌ها، یادآوری‌های خودکاری از طریق ایمیل به کارکنان ارسال می‌شود. 
• مسافت پیموده شده: این امکان وجود دارد تا مسافت طی شده در سفرهای کاری نیز محاسبه شود. 

. . .

۲. امکان تایید هزینه‌ها

امکانات مهم قابل ارائه در این زمینه عبارت است از: 

• تنظیم جریان‌های کاری لازم برای تایید هزینه‌ها: در این بخش کاربر می‌تواند فرآیندها یا جریان‌های کاری لازم برای تایید هزینه‌ها را تعریف کرده تا پلتفرم مدیریت هزینه Fyle آن‌ها را به طور خودکار انجام دهد. مثلا، کاربر می‌تواند چنین فرآیندی را برای تایید هزینه تعریف ‌کند؛ ابتدا هزینه باید به تایید مدیر پروژه برسد و پس از آن، مدیر هر بخش نیز باید آن را بررسی کرده و تایید کند. در اجرای این فرآیند، اطلاع‌رسانی به هرکدام از مدیران، صورت می‌گیرد.
• تایید هزینه مبتنی بر خط مشی‌های تعیین شده: هزینه‌های بالاتر از خط مشی‌های تعریف شده، نیاز به تایید افراد خاصی دارد. این هزینه‌ها به طور خودکار برای ذینفعان مربوطه ارسال می‌شوند.
• تعریف شرایط برای انجام تایید خودکار: مدیر حتی می‌تواند شرایط خود را برای تایید هزینه‌ها در بخش‌ها یا گروه‌های خاص تعریف کند تا این هزینه‌ها به طور خودکار تایید شوند.  

• وضعیت تایید هزینه‌ها: کاربر می‌تواند در یک داشبورد، گزارشی از وضعیت تایید هزینه‌ها را مشاهده کند. 
• امکان ثبت نظر در inbox:‌ با پشتیبانی از AMP Google، برنامه‌ی Fyle به کارکنان اجازه می‌دهد تا بدون این‌که از inbox جیمیل خود خارج شوند، به نظرات ثبت شده در مورد هزینه‌ها یا گزارش‌ها پاسخ دهند.

. . .

۳. امکان انجام تنظیمات مختلف و تشخیص تقلب

امکانات قابل ارائه در این بخش عبارت است از:  

• تنظیمات مربوط به قوانین یا خط‌مشی‌های کسب‌وکار: مدیران می‌توانند قوانین و خط‌مشی‌های مالی شرکت خود را تعریف کنند. در این صورت پلتفرم مدیریت هزینه Fyle می‌تواند گزارش‌های هزینه را با این خط‌مشی‌ها مقایسه کرده و اطلاعات لازم را در اختیار مدیران قرار دهد. 
• تنظیم گروه‌های مالیاتی: با استفاده از این امکان، کاربر می‌تواند چندین گروه مالیاتی (مثلا مالیات غیر مستقیم، مالیات فروش و…) را تعریف و اضافه کند.
  در این صورت در هنگام ایجاد هزینه توسط کارکنان،‌ به آن‌ها این امکان داده می‌شود تا بتوانند گروه‌های مالیاتی مربوط به خود را انتخاب کنند.
• تعریف و مدیریت انواع سفر: علاوه بر این، امکان تعریف و مدیریت انواع سفر ( مانند سفر شغلی یا شخصی) و مدیریت انواع وسایل نقلیه‌ی مورد استفاده در سفرهای کاری (مانند اتومبیل‌های سازمانی یا اتومبیل‌های شخصی) نیز وجود دارد. 
• تشخیص تقلب: مدیر همچنین می‌تواند تقلب (هزینه‌های ساختگی، مبالغ بیش از حد)، کارکنان مشکوک، موارد تکراری و هزینه‌های غیر معمول را بررسی کند. 

. . .

۴. امکان بودجه‌بندی

هر میزان بودجه‌ی خرج شده قابل‌پیگیری است. امکانات قابل ارائه در این زمینه عبارت است از: 

• تعریف میزان بودجه‌ها برای نیازهای خاص: با تعیین محدودیت‌های هزینه برای پروژه‌های در حال انجام، تیم‌ها یا بخش‌ها و مراکز هزینه، می‌توان از هزینه‌های اضافی جلوگیری کرد.
• ارسال هشدارهای سفارشی: اگر هزینه‌ها به بودجه‌ی تعیین شده‌ نزدیک شود، برنامه‌ی Fyle ایمیلی جهت یادآوری به کاربر، ارسال می‌کند.
• استفاده از داشبورد به روز و یکپارچه: در داشبورد موجود در برنامه، کاربر می‌تواند با توجه به بودجه‌های تخصیص یافته شده به هر دسته، هزینه‌های انجام گرفته را در یک نمای کلی مشاهده کند.

۵. امکان تجزیه‌وتحلیل هزینه و ریسک

کاربر می‌تواند درباره‌‌ی هزینه‌های بعدی خود آگاهانه تصمیم بگیرد. امکانات قابل ارائه در این زمینه عبارت است از: 

-تجزیه‌وتحلیل هزینه‌ها: 

• بررسی رفتار هزینه‌ای: کاربر می‌تواند رفتار هزینه‌‌ای سازمان را بر اساس دسته‌بندی‌ها، بخش‌ها، پروژه‌ها، واحدهای تجاری و مراکز هزینه تجزیه‌و‌تحلیل کند.
• بررسی اطلاعات مربوط به رزرو سفر: درباره‌ی هزینه‌های سفر، اطلاعات جامعی در قالب نمودارهای مختلف در اختیار کاربر مربوطه گذاشته می‌شود.  
• شناسایی فروشندگان برتر: کاربر با این امکان می‌تواند میزان توزیع هزینه‌ بین فروشندگان مختلف را مقایسه کرده و فروشندگان برتر را شناسایی کند.
• استفاده از داشبورد هزینه: اطلاعات مربوط به هزینه‌ها، تاییدیه‌ها، پرداخت‌ها، رفتار کارکنان و سایر عملیات مالی در یک نمای واحد و یکپارچه در اختیار کاربر گذاشته می‌شود.

-تجزیه و تحلیل ریسک:

• بررسی امتیاز ریسک: به هر هزینه، نمره‌ی ریسکی تعلق می‌گیرد که نشان‌دهنده‌ی میزان ریسک بالا، متوسط یا عدم وجود ریسک است. بنابراین کاربر می‌تواند هزینه‌های نامتعارف را شناسایی کرده و برای رفع آن‌ها اقدام کند.
• بررسی هزینه‌های موجود در آخر هفته/روزهای تعطیل: هزینه‌های انجام شده در روزهای تعطیل یا آخر هفته، در قالب نمودار آماری در اختیار مدیر مربوطه گذاشته می‌شود. در این صورت مدیران می‌توانند برای کارکنانی که در وقت و سرمایه شرکت صرفه‌جویی می‌کنند، اقدام‌های مناسبی را در نظر بگیرند.
• شناسایی متخلفان: علاوه بر این، رفتار هزینه‌‌ای افراد متخلف نیز در قالب نمودارهای آماری در اختیار مدیر قرار می‌گیرد تا اقدام مناسب برای رفع آن در نظر گرفته شود.   

. . .

۶. امکان کنترل امور مالی

کاربر می‌تواند امور مالی را تحت کنترل خود داشته باشد. برخی امکانات مهم قابل ارائه در این زمینه عبارت است از: 

• موتور خط‌مشی برای اجرای خط‌مشی‌های مالی تجاری: کاربر می‌تواند قوانین مربوط به بازپرداخت‌ها، هزینه‌ها، بودجه‌ها، تأییدیه‌ها، رزرو سفر و… را تعریف کند و کنترل بیش‌تری روی هزینه‌ها داشته باشد.
• بازپرداخت به کارکنان: همچنین بازپرداخت به کارکنان به طور مستقیم از طریق حساب بانکی ثبت شده در برنامه یا از طریق ادغام با سیستم حقوق و دستمزد انجام می‌گیرد. 
• دانلود داده‌‌های مالی مورد نیاز: کاربر می‌تواند تمام اطلاعات مالی لازم را در قالب‌های سفارشی مانند csv. ،PDF و Excel از برنامه دانلود کند.     
• تعریف شرکت‌های زیر مجموعه: کاربر می‌تواند شرکت‌های زیرمجموعه‌ی خود را در برنامه‌ی Fyle مدیریت کند و اجازه‌ی تأییدهای متقابل را به آن‌ها نیز بدهد.

. . .

۷. امکان ادغام‌ با برنامه‌های مختلف

کاربر می‌تواند سرویس مدیریت هزینه کسب و کار ‌Fyle را به نرم‌افزار مورد علاقه‌ی خود متصل کند. امکانات قابل ارائه در این زمینه عبارت است از: 

• ادغام با انواع نرم‌افزارها: Fyle با چندین نرم‌افزار حسابداری مانند Quickbooks، FinancialForce ،xero، bill.com، و نرم‌افزارهایی مانند Quickbooks ،NetSuite Xero ،G Suite ،Outlook ،Slack و WhatsApp  ادغام شده است. 
• ادغام با پلفترم‌های سفر: علاوه بر این برنامه مدیریت هزینه Fyle با پلتفرم‌های سفر نیز ادغام می‌شود و امکان مدیریت عملیات رزرو، هزینه‌های سفر و… را به طور یکپارچه فراهم می‌کند. 
• ادغام کارت‌های بانکی/اعتباری: با اتصال کارت‌های بانکی به برنامه، کاربر می‌تواند تمام صورتحساب‌های کارت اعتباری یا بانکی خود را دریافت کند. 

سخن پایانی

در این پست به بررسی سرویس مدیریت هزینه کسب و کار Fyle پرداختیم. توضیح دادیم که پلتفرم‌های مختلفی در برنامه‌ی Fyle ادغام شدند تا ثبت، اشتراک‌گذاری و پردازش هزینه‌ها و فاکتورها در یک کسب‌وکار به راحتی انجام شود. 

از ویژگی‌های مهم برنامه مدیریت هزینه Fyle می‌توان به گزارش‌های خودکار، استخراج داده‌ها به کمک هوش مصنوعی، تجزیه‌وتحلیل هزینه و ریسک و بازپرداخت سریع‌تر به کارکنان اشاره کرد.

پادیوم با ارائه سرویس‌های مختلفی در این زمینه می‌تواند به شما برای راه‌اندازی استارتاپی مشابه Fyle کمک کند. اگر قصد دارید در این زمینه فعالیت کنید، پیشنهاد می‌کنیم سرویس‌های پادیوم را از طریق این لینک بررسی کنید و برای آشنایی با دیگر استارتاپ مالی محبوب در هند، به این لینک هم سر بزنید.

منبع:

Expense management software –

Fyle Software–

Fyle for expense management–

Fyle funding–

Fyle features–

Employees can now say goodbye to manual expense filing with Fyle Lite–

What is Fyle–