با گسترش بنگاه‌های اقتصادی و سخت‌گیری‌های بیشتر دولت برای دریافت مالیات و رصد صورت‌های مالی شرکت‌ها، فرایند تنخواه گردانی بیش از گذشته اهمیت پیدا کرده است. حالا دیگر مساله اعتماد به تنخواه‌داران نیست. بلکه ثبت دقیق هزینه‌های انجام شده و رصد آن‌ها مهم‌تر شده است. در این یادداشت وبلاگ پادیوم درباره فرایند تنخواه‌گردانی و نکات مهمی که باید در این زمینه رعایت کنید، صحبت کردیم. 

گام اول؛ آشنایی با اصطلاحات متداول

در فرایند تنخواه گردانی چند اصطلاح استفاده می‌شود که در این قسمت به تعریف هر کدام از آن‌ها می‌پردازیم: 

تنخواه گردان: مبلغی است که برای رفع نیازهای مالی کوچک و جاری شرکت‌ها و موسسات در اختیار برخی از کارمندان قرار می‌گیرد. 

تنخواه‌دار: فردی که مسئولیت پرداخت هزینه‌های جاری یک سازمان بر عهده‌ی اوست، تنخواه‌دار نامیده می‌شود. 

تنخواه‌گردان ثابت: تنخواه‌گردانی به دو روش ثابت و متغیر انجام می‌شود. در تنخواه‌گردان ثابت مبلغ تنخواه از قبل مشخص می‌شود و در اختیار او قرار داده می‌شود و تنخواه‌دار باید با استفاده از این مبلغ تمام هزینه‌های جاری شرکت را بر حسب مسئولیت خود پرداخت کند و سپس فاکتورهای پرداخت را در اختیار واحد حسابداری قرار دهد تا دوباره حساب تنخواه شارژ شود.  

تنخواه‌گردان متغیر: در این روش تنخواه‌دار باید فاکتورها و اسنادی را در مورد هزینه‌های پیش رو به واحد حسابداری ارائه کند تا در همان زمان تنخواه شارژ شود. این روش برخلاف روش تنخواه‌‌گردانی ثابت، هزینه در طول دوره‌های مختلف متفاوت است. 

ترمیم تنخواه: فرایند ثبت تنخواه‌گردان در چهار مرحله انجام می‌شود که یکی از آن‌ها ترمیم تنخواه‌گردان است؛ افتتاح حساب تنخواه‌گردان، ثبت هزینه تنخواه‌گردان، ترمیم حساب تنخواه‌گردان، بستن حساب تنخواه‌گردان. 

مرور فرایند تنخواه‌گردانی

به دلیل اینکه وجوه تنخواه معمولا جزئی و در عین حال مستمر هستند و از طرفی محل هزینه‌کرد آن از پیش تعیین شده نیست، معمولا واحدهای حسابداری این مبلغ را در اختیار تنخواه‌داران و کارپردازان قرار می‌دهند تا به صلاح‌دید خود آن را خرج کنند. 

تنخواه‌داران باید در پایان ماه لیست هزینه‌کردهای خود را به همراه فاکتورهای رسمی و معتبر به واحد حسابداری تحویل دهند تا پس از تاییدهای لازم، تنخواه به اصطلاح تسویه شود.

اگر مبلغی توسط واحد مالی تایید نشود، در فهرست بدهکاری تنخواه‌دار قرار می‌گیرد که از بستانکاری فرد کسر می‌شود. 

نکته مهم دیگر این است که تخصیص هزینه‌ها و مدیریت آن‌ها باید بر اساس ترتیب زمان وقوع در دفتر و یا نرم‌افزار ثبت شود. 

فواید استفاده از تنخواه گردانی 

تسهیل و تسریع پرداخت وجوه ریز به طلبکاران حقیقی و یا حقوقی شرکت 

تسریع پرداخت‌ها و تسهیل امور تشریفاتی 

کم کردن حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی شرکت به خصوص در زمان پرداخت و تسویه با کارگران روزمزد و خرید کالاهای روزمره

کاهش بار عملیاتی واحد حسابداری

افزایش کنترل بر  وجوه و نحوه هزینه‌کرد آن‌ها

نکات مهم در زمینه تنخواه‌گردانی

باید در درجه اول هدف و محل هزینه کرد وجوه تنخواه مشخص شود. همچنین باید صاحبان امضای شرکت در نحوه خرج کردن آن را تایید کنند. موضوع مهم دیگر این است که باید مبلغ اختصاص پیدا کرده به هر فرد تنخواه‌دار از قبل تخمین زده شود و به صورت ماهانه به حساب وی واریز شود. 

چالش‌های تنخواه گردانی 

در این فرایند چالش‌هایی برای تنخواه‌گردانان و تنخواه‌داران ایجاد می‌شود. در ادامه به ذکر چند نمونه از این چالش‌ها می‌پردازیم: 

• امکان بروز چالش‌های مالیاتی و محرومیت از دریافت کمک‌هزینه‌های دولتی مانند یارانه برای فرد تنخواه‌دار وجود دارد. 
• امکان رصد هزینه‌کرد مبالغ تنخواه به صورت در لحظه در شیوه‌های سنتی وجود ندارد. 
• امکان تعیین سقف تعداد و مبلغ برای تراکنش‌ها برای تنخواه‌دارها وجود ندارد
• امکان دسترسی به حساب بانکی فرد برای مسدودی و یا برگشت وجه وجود ندارد

راه حل بانک پاسارگاد برای رفع این مشکلات، استفاده از نرم‌آفزار تنخواه‌گردان است. در یادداشت «معرفی نرم‌افزار تنخواه گردان» این ابزار را معرفی کردیم. پیشنهاد می‌کنیم اگر درگیر فرایند تنخواه‌گردانی هستید، فرم زیر را پر کنید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند: