آیا تا به حال با خودتان فکر کرده‌اید که کاش زمان بیشتری در روز داشتید؟ یا از انجام کارهای روزمره خسته شده‌اید؟ شاید تا به حال جمله‌هایی نظیر کاش «شبانه‌روز ۴۸ ساعت بود» یا «کاش یک نفر بود که این کارها را انجام می‌داد» را گفته یا شنیده باشید. برای شما خبر خوبی داریم، سرویس‌های اتوماسیون این فرصت را برای شما فراهم می آورند.

با گسترش تکنولوژی و پیشرفت در زمینه‌ی اینترنت اشیاء کاربردهای اتوماسیون هر روز بیشتر از قبل مورد توجه قرار می‌گیرد. ما همیشه به دنبال راحتی و آسایش هستیم و اتوماسیون می‌تواند در این زمینه نقش مهمی ایفا کند.

انجام کارهای روزمره، هر روز وقت زیادی را از ما می‌گیرد. شاید هر کدام از این کارها به تنهایی چند دقیقه زمان ببرد اما مجموع آن‌ها ساعت‌های مهمی از زندگی ما را مشغول می‌کند. 

اگر صاحب یک کسب‌ و‌ کار هستید، فعالیت‌هایی نظیر وارد کردن اطلاعات مشتریان در سیستم‌های مختلف، انتشار پست در شبکه‌های اجتماعی و در زمان‌های خاص، انتشار خودکار مقالات در این شبکه‌ها و… از جمله وظیفه‌هایی هستند که وقت شما را گرفته و ممکن  است حواستان را از کارهای مهمی مانند توسعه محصول همگام با پیشرفت تکنولوژی پرت کنند.

در این مقاله درباره سرویس‌های اتوماسیون و راه‌های ساده‌تر کردن زندگی به وسیله آن‌ها صحبت می‌کنیم. همچنین با معرفی تعدادی از این سرویس‌ها و خدماتی که ارائه می‌دهند، نیم نگاهی به قدرت اتوماسیون و توانایی‌های فوق‌العاده آن‌ می‌اندازیم.

سرویس‌های اتوماسیون کسب و کار چه کاری انجام می‌دهند؟

سرویس‌های اتوماسیون آنلاین مانند Zapier و IFTTT اپلیکیشن‌های مورد استفاده شما مثل Gmail، Dropbox، اینستاگرام و… را به یکدیگر وصل می‌کنند. با استفاده از این سرویس‌ها می‌توانید وظایف روزانه خود را به طور خودکار انجام دهید. 

برای مثال فرض کنید می‌خواهید هرگاه در ایمیل یک فایل ضمیمه دریافت می‌کنید، آن را دانلود کرده و در Dropbox ذخیره کنید. در حالت عادی شما باید وارد ایمیل خود شوید، فایل را دانلود کرده و آن را در Dropbox آپلود کنید. حالا اگر سرعت اینترنت ضعیف باشد این کار می‌تواند بسیار خسته‌کننده شود. اما با استفاده از سرویس‌هایی مثل Zapier می‌توانید این فرایند را اتوماسیون کنید تا با دریافت فایل ضمیمه در ایمیل، فایل به طور خودکار در حساب Dropbox شما آپلود شود.

اما سرویس‌های اتوماسیون چطور این کار را انجام می‌دهند؟

جادوی API

معرفی API تحول مهمی در دنیای تکنولوژی ایجاد کرد. API (مخفف عبارت Application programming interface) یک رابط کاربری برای برقراری ارتباط بین اپلیکیشن‌های مختلف است. به وسیله API اپلیکیشن‌های مختلف، فارغ از شرکت سازنده و نحوه ساخت، می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و تبادل اطلاعات انجام دهند. اگر تا به حال از طریق اپلیکیشن یا سایت، پرداختی انجام داده‌اید، در واقع از خدمات API بهره‌مند شده‌اید. سایت یا اپلیکیشن شما از طریق API با درگاه ارتباط برقرار کرده و اطلاعات خریدتان را منتقل می‌کند. درگاه نیز پس از انجام شدن فرایند پرداخت، اطلاعاتتان را به سایت یا اپلیکیشن مبدا بر‌می‌گرداند و به این ترتیب می‌توانید از آن‌ها خرید کنید.

احتمالا با این مثال ساده متوجه نقش API در کسب و کار و زندگی روزمره شده‌اید. هر روز افراد و شرکت‌های بیشتری به سمت استفاده از API‌ها سوق پیدا می‌کنند و کاربردهای جدیدی برای آن ابداع می‌شود. دوست دارید هر روز ساعت نه صبح سماور چای شما را بدون این که نیازی باشد از جایتان بلند شوید، آماده کند؟ با استفاده از API این کار ممکن است. شکی نیست که سرویس‌های اتوماسیون و API در آینده نقش پررنگی در زندگی ما خواهد داشت. پس چرا از امروز استفاده از آن‌ها را شروع نکنیم؟

معرفی سرویس‌های اتوماسیون کسب و کار

تا به امروز سرویس‌های اتوماسیون مختلفی برای استفاده کاربران معرفی شده است. هر کدام از این سرویس‌ها کاربردهای متفاوتی دارند که نیازهای متعددی را پوشش می‌دهند. سرویس‌هایی مانند Zapier، IFTTT، Integromat، Automate، Microsoft Flow و Workato از جمله‌ی آن‌ها هستند. توضیح دادن کامل همه این سرویس‌ها از حوصله و بحث این مقاله خارج است، بنابراین از بین این اپلیکیشن‌ها نحوه کار Zapier و IFTTT که بیش از بقیه بر روی کاربردهای عمومی تمرکز کرده‌اند را توضیح می‌دهیم و پس از آن معرفی مختصری درباره برخی از سرویس‌های دیگر نیز ارائه می‌دهیم.

Zapier

Zapier یک سرویس اتوماسیون است که به شما اجازه می‌دهد اپلیکیشن‌های مختلف را به یکدیگر متصل کرده و وظایف تکراری و خسته‌کننده را به راحتی انجام دهید. در حالت عادی، شما باید دانش فنی زیادی برای انجام این کار داشته باشید یا یک متخصص را با هزینه زیادی استخدام کنید تا اتصال اپلیکیشن‌های مختلف را برای شما انجام دهد. اما Zapier با هزینه‌ای بسیار کمتر به شما اجازه می‌دهد این کار را انجام دهید.

از مزایای سرویس Zapier این است که به شما اجازه می‌دهد چندین اپلیکیشن را با یکدیگر ارتباط دهید و زنجیره‌ای از اتفاقات را رقم بزنید. برای مثال، می‌توانید با اتصال خبرنامه خود به Google sheet و Gmail، هر بار که یک نفر عضو خبرنامه شما شد، به طور خودکار یک ردیف جدید در Google sheet با اطلاعات عضو جدید ایجاد کرده و از طریق ایمیل، راهنمای استفاده از خدمات سایت را برای کاربر جدید ارسال کنید. تمام این اتفاقات بدون دخالت شما انجام می‌شود و در مجموع زمان زیادی را برای شما حفظ می‌کند.

Zapier دارای طرح رایگان و طرح‌های ویژه است که برای استفاده از طرح‌های ویژه باید مبلغی را ماهانه بپردازید. در Zapier شما یک گردش کار دارید که به آن Zap گفته می‌شود. در هر Zap دو یا چند اپلیکیشن وجود دارد و انجام یک عمل در یکی از آن‌ها باعث می‌شود این گردش کار به جریان بیفتد و وظایفی که برای هر اپلیکیشن در نظر گرفته‌اید به ترتیب اجرا شود.

IFTTT

IFTTT یکی دیگر از سرویس‌های اتوماسیون محبوب است که کاربران فراوانی دارد. این سرویس نیز مانند Zapier طیف گسترده‌ای از اپلیکیشن‌های محبوب را پشتیبانی کرده و به شما اجازه یکپارچه‌سازی آن‌ها را می‌دهد. 

IFTTT یک پروتکل ساده و مشخص تعریف می‌کند که API اپلیکیشن شما آن را به کار می‌برد. با انجام یک عمل (به آن ماشه یا Trigger می‌گویند) در یک اپلیکیشن، اپلیکیشن متصل شده فعالیتی را انجام می‌دهد. برای مثال با اتصال تصویر پس‌زمینه گوشیتان به سایت ناسا، می‌توانید هر بار که این سایت تصویر جدیدی از فضا آپلود می‌کند، به صورت خودکار آن تصویر را به عنوان پس‌زمینه گوشی خود استفاده کنید.

مزیت IFTTT نسبت به Zapier داشتن اپلیکیشن موبایل است. در شرایطی که نیاز به اتوماسیون دارید و وسیله‌ای جز تلفن همراه در دسترس نیست، با استفاده از اپلیکیشن IFTTT می‌توانید به راحتی کار خود را انجام دهید.

رابط کاربری و استفاده از این سرویس نیز نسبت به Zapier ساده‌تر است. تلاش سازنده‌های سرویس IFTTT این بوده است که این برنامه بتواند زندگی روزانه را برای افراد عادی ساده‌تر کند. به همین دلیل پیچیدگی کارهایی که در IFTTT می‌توان انجام داد نسبت به Zapier کمتر است.

سایر سرویس‌های اتوماسیون

به غیر از این دو اپلیکیشن، سرویس‌های دیگری نیز وجود دارند که به طور معمول بر روی یک زمینه خاص، تمرکز کرده‌اند:

• Scriptable

این برنامه بر روی پلتفرم iOS ارائه شده و رایگان است. به وسیله Scriptable می‌توانید اسکریپت‌هایی بنویسید که با امکانات محصولات اپل مانند آیفون و آی‌پد یکپارچه می‌شود.

• Piesync

این سرویس که تنها بر روی وب در دسترس است، به طور ویژه بر روی اشتراک‌گذاری اطلاعات متمرکز است. به وسیله Piesync می‌توانید داده‌های جمع‌آوری شده را بین تمام دستگاه‌ها و اپلیکیشن‌های مورد استفاده در کسب‌و‌کار به اشتراک گذاشته و از ساعت‌ها وارد کردن اطلاعات به صورت دستی راحت شوید. برای مثال، فرض کنید قصد دارید فهرست مخاطبینی که در سرویس خبرنامه شما ثبت نام کرده‌اند را به مخاطبین تلفن همراه خود اضافه کنید. به جای وارد کردن این مخاطبین به صورت دستی که کاری وقت‌گیر است، می توانید از Piesync استفاده کنید تا تمام مخاطبین خبرنامه به طور خودکار به مخاطبین تلفن همراه‌تان اضافه شوند. همچنین هر مخاطب جدید که در خبرنامه ثبت‌نام کند نیز به صورت اتوماتیک به فهرست مخاطبین تلفن همراه شما اضافه خواهد شد و نیازی به تنظیم مجدد آن نیست.

• MacroDroid

این سرویس که مخصوص دستگاه‌های اندروید است، به شما اجازه می‌دهد وظایف مختلف را در دستگاه‌های اندرویدی خود اتوماسیون کنید. نحوه کار این سرویس مانند IFTTT است با این تفاوت که با هر ماشه، می‌توانید چند عمل را تعریف کنید. علاوه بر این، در این سرویس امکان تعریف استثناء هم وجود دارد. برای مثال می‌توانید تعیین کنید اگر جمعه بود، زنجیره عمل خاصی انجام نشود. 

• Integromat

این سرویس نیز مانند Zapier، با تعریف گردش کار ارتباط بین اپلیکیشن‌ها را برقرار می‌کند. با استفاده از این برنامه می‌توانید علاوه بر گردش کار، اطلاعات را نیز بین اپلیکیشن‌های مختلف رد و بدل کنید. سرویس Integromat دارای نسخه رایگان و ویژه است.

از کدام سرویس استفاده کنیم؟

جواب این سوال به حجم و پیچیدگی کار شما بستگی دارد. امکانات Zapier بیشتر مناسب کسب و کارها است. Zapier را مانند یک چسب در نظر بگیرید که اپلیکیشن‌های مختلف را به هم وصل می‌کند. هدف Zapier این است که کارهای روزمره را به صورت خودکار و در پس‌زمینه انجام دهد تا شما بتوانید بر روی پیشرفت کسب‌ و‌ کارتان تمرکز کنید.

IFTTT بیشتر بر روی اتوماسیون کارهای روزانه معمولی تمرکز دارد و به این دلیل که در هر گردش کار بیش از دو اپلیکیشن را به هم متصل نمی‌کند، شاید برای انجام وظایف پیچیده مورد نیاز کسب‌و‌کارها مناسب نباشد.

اگر به دنبال اتوماسیون تعدادی وظیفه خاص هستید، می‌توانید با توجه به نحوه کار سرویس‌های دیگر، یکی از آنها را انتخاب کنید.

کلام آخر

با پیشرفت تکنولوژی در عرصه‌های مختلف و ابداع روش‌های جدید برای اتوماسیون اپلیکیشن‌ها و سرویس‌ها، استفاده از سرویس‌های اتوماسیون برای پیشرفت ضروری است. گاهی انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده روزانه می‌تواند زمان زیادی از شما بگیرد، در حالی که رقیبتان با استفاده از سیستم اتوماسیون، از این زمان برای پیشرفت و توسعه کسب‌ و‌ کار خود استفاده می‌کند. علاوه بر این، با استفاده از اتوماسیون دیگر هیچ وظیفه‌ای فراموش نشده و یا به خاطر افزایش حجم کار، کنار گذاشته نمی‌شود. معرفی API و قابلیت‌های آن در شکل‌گیری این سرویس‌ها و آسان شدن مدیریت کسب و کارها بسیار موثر بود. API با ایجاد امکان برقراری ارتباط بین اپلیکیشن‌های مختلف شرایط به وجود آمدن سرویس‌های اتوماسیون را فراهم آورده است. در واقع API درهای جدیدی را برای پیشرفت و توسعه کسب و کارها باز کرده است. شما هم می‌توانید همین امروز پا به دنیای اتوماسیون بگذارید و از مزایای آن بهره‌مند شوید.