تنخواه‌گردان حسابداری چیست؟
تنخواه‌گردان حسابداری راهکاری برای مدیریت هزینه‌های جزیی و روزمره کسبوکارها است. هر کسب‌و‌کاری فارغ از اندازه آن، در طی روز برای خرید اقلام کوچک نیاز به تامین هزینه دارد. برای مثال در یک اداره ممکن است این هزینه صرف خرید خودکار و کاغذ و سایر ملزومات کارکنان شود و در یک شرکت نیز از این هزینه برای خرید خوراکی‌های روزمره کارکنان استفاده شود. با توجه به محاسبات و روندهای پیچیده حسابداری و مالیاتی و تعدد خریدهای خرد و روزمره، از تنخواه به عنوان راهکاری برای تسهیل این خریدها استفاده می‌شود.
تعریف تنخواه
تنخواه در حسابداری هزینه‌‌ای است که به صورت دوره‌ای (هفتگی یا ماهانه) و با سقف مشخص در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد تا با استفاده از آن، خریدهای روزمره را بدون نیاز به طی مراحل و روندهای اداری انجام دهد. تنخواه‌دار به طور معمول یک فرد معتمد در شرکت است که مبالغ تنخواه در اختیارش قرار می‌گیرد. در سازمان‌های بزرگ به دلیل حجم بالای خریدها، به طور معمول چند تنخواه‌دار تعیین می‌شود.
در پایان هر دوره فاکتور خریدهای تنخواه که توسط تنخواه‌دار به واحد حسابداری تحویل داده شده و توسط مدیر این قسمت تایید می‌شوند. این فرایند به ویژه در سازمان‌های بزرگ می‌تواند زمان‌بر باشد و گاهی نیز به دلیل بروز خطای انسانی، فرایندهای ثبت حساب و حسابرسی را دچار مشکل کند.
روش‌های تامین هزینه تنخواهگردانی
فرایند تنخواهگردانی برای تسهیل تامین هزینه کالا و کاهش بار بخش حسابداری ایجاد شده است. تعداد بالای پرداخت‌های تنخواه و مبالغ مختلف آن می‌تواند یک بار اضافی روی دوش بخش حسابداری بگذارد. با این حال در مدل‌های فعلی تنخواهگردانی با توجه به نیاز به بررسی و ثبت فاکتورها در آخر هر دوره، هنوز هم حسابداری با چالش‌هایی رو‌به‌رو است.
به طور کلی دو روش برای تنخواه‌گرداین وجود دارد:
پرداخت پیش از خرید: در این روش حساب تنخواه با مقدار مشخصی شارژ شده و تنخوا‌گردان پس از انجام خرید و در پایان دوره های مشخص مدارک و اسناد مربوط به خریدها از جمله فاکتور و رسیدهای پرداخت را در اختیار واحد حسابداری می‌گذارد.
پرداخت پس از خرید: در این روش تنخواه‌دار با کارت شخصی خود خریدها را انجام داده و پس از تحویل مدارک و اسناد خرید، مبلغ تنخواه به حساب وی واریز می‌شود. این روش به دلیل قوانین مالیاتی جدید در خصوص تعداد تراکنش‌ها و سقف واریزی به حساب‌ها (برای تعیین حساب‌های تجاری) می‌تواند تنخواه‌دار را درگیر فرایندهای پیچیده مالیاتی کند.
مدل‌های تنخواه‌گردان حسابداری
هر کسب‌و‌کار بر اساس نوع آن و سازوکار سازمانی مدل‌های مختلفی برای تنخواهگردانی را استفاده می کند. مهم‌ترین مدل‌های تنخواهگردانی شامل موارد زیر است:
- ثابت
- متغیر
- نقدی
- تعهدی
تنخواهگردانی ثابت
در این مدل هر هر دوره مبلغ مشخصی به تنخواه اختصاص داده شده و تنخواه‌گردان نیز در پایان دوره مستندات مربوط به هزینه‌ها را ارائه می کند.
تنخواهگردانی متغیر
در مدل متغیر سقف دوره‌ای برای حساب تنخواه مشخص نشده و تنخواه‌گردان در پایان دوره مستندات خرید را به حسابداری تحویل می‌دهد.
تنخواهگردانی نقدی
در این مدل مبلغ هزینه‌شده برای تنخواهگردانی در پایان دوره و پس از تایید مستندات پرداخت به تنخواه‌گردان پرداخت می‌شود.
تنخواهگردانی تعهدی
در مدل تنخواهگردانی تعهدی تنخواه‌گردان ملزم به ارائه مستندات پرداخت نیست و حسابداری با تایید یک نسخه از سند مثبت، مبلغ تنخواه را پرداخت می کند.
نکته: سند مثبت سندی است که برای اثبات وجود یا صحت یک تراکنش مالی استفاده می‌شود.
راهکار تنخواه‌گردان پادیوم
تا به اینجا متوجه شدیم که تنخواهگردانی با چالش‌هایی مانند تحمیل بار اضافه به قسمت حسابداری، امکان بروز خطای انسانی و امکان ایجاد مشکلات مالیاتی برای تنخواه‌گردان و کسب‌و‌کار مواجه است. علاوه بر این در صورتی که کسب‌و‌کار نیاز به بیش از یک تنخواه‌گردان داشته باشد، باید برای هر کدام یک حساب تنخواه جدا افتتاح کرده و کارت دریافت کند.
راهکار تنخواهگردانی پادیوم برای رفع این چالش‌ها توسعه داده شده است. در این راهکار کسبوکارها می‌توانند تنها با افتتاح یک حساب دیجیتال بانک پاسارگاد، به تعداد دلخواه کارت دریافت و گزارش خریدها را به صورت لحظه‌ای در پنل مدیریت مشاهده کنند. همچنین در پایان هر دوره می‌توانند گزارش پرداخت‌های تنخواه را تنها با یک کلیک صادر کرده و بدون نگرانی از مشکلات مالیاتی، خریدهای تنخواه‌داری را انجام دهند.
شما می‌توانید مستندات مربوط به این راهکار در لینک زیر ببینید:
همچنین در صورتی که در خصوص راهکار تنخواه‌گردان حسابداری پادیوم سوالی داشته و یا در مورد نحوه دریافت، مراحل ثبت‌نام و قیمت این راهکار نیاز به کسب اطلاعات بیشتر دارید، می‌توانید فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان پادیوم در اولین فرصت با شما تماس بگیرند:
در شبکههای اجتماعی به اشتراک بگذارید
