پادیوم بلاگ
تصویر یک فاکتور در تبلت برای مقاله چگونه فاکتور الکترونیکی صادر کنیم؟

چگونه فاکتور الکترونیکی صادر کنیم؟

رضا دهقان
کسب و کار ، مقالات

فاکتور یک درخواست رسمی پرداخت هزینه به همراه جزییات پرداخت است که پس از دریافت هزینه از مشتری از سوی کسب‌و‌کار به وی تحویل داده می‌شود. این سند در تمام مراجع قانونی قابل اتکاء بوده و به عنوان مدرکی برای اثبات تبادل خدمات، کالا و وجه بین مشتری و کسب‌و‌کار تلقی می‌شود. به طور عمومی فاکتور کسب‌و‌کارهای آنلاین به دلیل چرخه تامین بزرگتر دارای بندهای مختلفی است (هزینه ارسال، مقدار کارمزد پلتفرم، مبلغ پرداخت شده، مالیات و…). با گسترش کسب‌و‌کارهای آنلاین، فاکتور الکترونیکی از گزینه‌ای انتخابی به یک ضرورت تبدیل شده است. فاکتور الکترونیکی کسب‌و‌کارهای آنلاین را چابک‌تر و پربازده‌تر کرده و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بهتر با نیازهای رو به پیشرفت بازار و مشتریان تطبیق پیدا کنند. دلایل مختلفی برای جاگزینی فاکتور الکتورنیکی با فاکتورهای کاغذی قدیمی وجود دارد که در ادامه این پست به آن‌ها اشاره می‌کنیم و در پایاین نیز راه‌های صدور فاکتور الکترونیکی را توضیح می‌دهیم. اما پیش از آن پیشنهاد می‌کنیم یادداشت زیر را هم بخوانید:

فاکتور الکترونیکی چیست؟

قبل از هر چیزی باید اشاره کنیم که فاکتور الکترونیکی تمام مزایا و ویژگی‌های قانونی فاکتورهای کاغذی را دارد. این یعنی فاکتور الکترونیکی مانند فاکتروهای سنتی مدرکی برای اثبات ارائه خدمات یا فروش کالا توسط کسب‌و‌کار به مشتری است. بنابراین مشتریانی که از طریق کسب‌و‌کارهای آنلاین خدمات یا کالا دریافت می‌کنند، می‌توانند در صورت بروز مشکل، با ارائه این فاکتورها به مراجع لازم مشکلات خود را پیگیری کنند.

مزایای فاکتور الکترونیکی چیست؟

فاکتورهای الکترونیکی برای کسب‌و‌کارها، سازمان‌ها و شرکت‌ها مزایای مختلفی دارد که برخی از آن‌ها عبارتند از:

  • حذف هزینه چاپ و ارسال فاکتورهای کاغذی
  • کاهش زمان پردازش و ارائه خدمات یا کالا
  • امنیت بیشتر و کاهش احتمال تقلب و کلاهبرداری
  • کاهش هزینه‌های محیط زیستی
  • کاهش احتمال بروز خطای انسانی از طریق خودکارسازی فرایند صدور فاکتور
  • صرفه‌جویی در فضای مورد نیاز برای ذخیره‌سازی و نگهداری اسناد فیزیکی
  • راحتی دسترسی به فاکتورها توسط مشتری و کسب‌و‌کار

انواع فاکتورهای الکترونیکی

به طور کلی دو نوع فاکتور الکترونیکی وجود دارد:

  • فاکتور دارای ساختار مشخص
  • فاکتور بدون ساختار مشخص

در ادامه به توضیح این دو نوع فاکتور می‌پردازیم.

فاکتور دارای ساختار مشخص

این مدل فاکتورهای الکترونیکی دارای داده‌های مشخصی هستند که می‌توانند به صورت خودکار توسط نرم‌افزار مورد استفاده کسب‌و‌کار صادر شوند. همچنین سیستم‌های کامپیوتری مورد استفاده مشتری نیز می‌توانند به صورت خودکار این فاکتورها را پردازش و تایید کنند. برای مثال سیستم‌هایی که از زبان‌های XML مانند FACTURAe یا EDIFACT برای صدور فاکتور بهره می‌برند در این دسته قرار می‌گیرند.

فاکتورهای بدون ساختار مشخص

این مدل از فاکتورها متشکل از یک تصویر هستند که این یعنی فرایند پردازش این فاکتورها باید به صورت دستی و یا با استفاده از سیستم تشخیص و پردازش تصویر (OCR) صورت بگیرد. فاکتورهای کاغذی که اسکن می‌شوند یا فاکتورهایی که به صورت پی‌دی‌اف در اختیار مشتری قرار می‌گیرند، معمول‌ترین فاکتورهای الکترونیکی بدون ساختار هستند.

هر دو نوع فاکتور می‌تواانند از طریق اینترنت تبادل شوند و تنها تفاوت مشخص بین این دو قابلیت پردازش خودکار در فاکتورهای الکترونیکی دارای ساختار مشخص است.

روش‌های صدور فاکتور الکترونیکی

حالا که با مفهوم فاکتور الکترونیکی و مزایای آن آشنا شدیم، روش‌های مختلف صدور فاکترو را توضیح می‌دهیم:

  • از طریق یک کامپیوتر یا سیستم که فاکتور الکترونیکی صادر می کند و از طریق اینترنت یا برنامه نصب‌شده روی سیستم مشتری قبال دسترسی است.
  • از طریق یک سیستم ثالث که خدمات صدور فاکتور الیکترونیکی ارائه می‌دهد.
  • صدور توسط مشتری و تایید کسب‌و‌کار

برخی از کسب‌و‌کار بنا به شرایط و نیازهای خود ممکن است از روش استفاده کنند، اما راحت‌ترین راه برای شرکت‌های و کسب‌و‌کارهایی در اندازه‌های مختلف روش دوم است. به این ترتیب این کسب‌و‌کارها می‌توانند در هزینه‌های توسعه سیستم صدور فاکتور صرفه‌جویی کنند.

شرایط لازم برای فاکتور الکترونیکی

فاکتورهای الکترونیکی علاوه بر تایید مشتری، باید دارای شرایط زیر باشند:

  • باید قانونی باشند
  • هویت ارائه‌دهنده کالا یا خدمات و مشتری باید مشخص باشد
  • قابلیت صدور توسط خود مشتری از طریق سیستم صدور فاکتور توسط مشتری را داشته باشند

نکته قابل ذکر این است که وجاهت قانونی و رسمیت فاکتور توسط نرم‌افزار صادرکننده تضمین می‌شود. همچنین هر فاکتور باید دارای اطلاعات زیر باشد:

  • تاریخ
  • شماره فاکتور
  • نام و لوگوی شرکت
  • اطلاعات مشتری و کسب‌و‌کار
  • توضیحات محصول یا خدمات ارائه‌شده
  • مبلغ قابل پرداخت
  • روش پرداخت و شرایط

سرویس صدور فاکتور الکترونیکی پادیوم

پادیوم نیز به عنوان یک تامین‌کننده خدمات دیجیتال خدمات صدور فاکتور الکترونیکی را در قالب سرویس خرید ارائه می‌دهد. با استفاده از سرویس خرید پادیوم می‌توانید پیش‌فاکتور صادر کنید، آن را به فاکتور تبدیل کنید و بدون نگرانی از وجوه کسر شده از فاکتور (ریفاند) آن را کاهش داده یا باطل کنید.

خدمات زیر در سرویس خرید پادیوم قابل ارائه است:

نام سرویسهزینه
صدور فاکتوررایگان
صدور فاکتور با شناسه یکتارایگان
کاهش فاکتوررایگان
تایید و بستن فاکتوررایگان
تایید فاکتوررایگان
ابطال فاکتوررایگان
بستن فاکتوررایگان
دریافت لیست فاکتورهارایگان
دریافت لیست فاکتورها با استفاده از متادیتارایگان
درخواست ایجاد فایل لیست فاکتورهارایگان
دریافت وضعیت، هش و لیست فایل های خروجیرایگان
دریافت لیست آدرس های کاربررایگان

نکته: برای دریافت این سرویس نیاز به تکمیل فرم تعهدنامه دارید.

برای دریافت این سرویس کافی است تا پس از ثبت‌نام کسب‌و‌کار در پادیوم، فرم تعهدنامه را تکمیل کرده و سرویس خرید را در بازارچه API پادیوم انتخاب کنید.