پادیوم بلاگ
ابزارهای دورکاری

معرفی بهترین ابزارهای مورد نیاز برای دورکاری در سال ۱۴۰۰

ریحانه احمدی
مقالات

اغلب مدیران بر این باورند که دورکاری کارمندان به ضرر آن‌ها است و نگران عدم تمرکز کارمندان و کاهش ارتباط با آن‌ها هستند. اما در واقع یک تیم دورکار در صورت مدیریت صحیح، می‌تواند مزیت‌های زیادی داشته باشد. به کمک تکنولوژی‌های مدرن ارتباطی، پیاده‌سازی یک تیم دورکار بسیار ساده است و در صورت اعتماد به کارکنان و دادن آزادی عمل برای انتخاب محل کارشان، شاهد افزایش کارایی آن‌ها خواهید بود. ممکن است انجام دورکاری شما را با چالش‌هایی روبه‌رو کند که برای حل آن‌ها به مجموعه‌ای از ابزارها نیاز خواهید داشت. در ادامه لیستی از کاربردی‌ترین و بهترین ابزارهای مورد نیاز در دورکاری را گردآوری کردیم.

۱. ابزارهای مدیریت پروژه و کار تیمی

یکی از مهم‌ترین ابزارهای مورد نیاز در دورکاری، ابزارهای مدیریت پروژه و کار تیمی است. در یک محیط دورکار، امکان سرکشی مستقیم به کارکنان وجود ندارد؛ به همین دلیل، با کمک ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانید وظایف هر کارمند را مشخص کرده و زمانبندی کنید و از آن‌ها درخواست کنید که گزارش‌ها و مستندات خود را ارسال کنند. Trello ،Gantt Project، آسانا (Asana)  و MS Project نمونه‌های خارجی و تسکولو (Taskulu) و پی‌گیر (Peygir) نمونه‌های ایرانی در حوزه نرم‌افزارهای دورکاری هستند.

۲. ابزارهای مکالمه تصویری، کنفرانس ویدیویی و جلسات مجازی

به کمک تکنولوژی‌های مدرن، برگزاری کنفرانس‌های تصویری مقرون‌به‌صرفه بوده و ابزارهای آن به‌سادگی در دسترس هستند. با استفاده از ابزارهای متنوعی که در این حوزه وجود دارند می‌توان فاصله‌ها را از بین برد و امکان برگزاری جلسات دو یا چند نفره را فراهم کرد. با برگزاری یک ویدیو کنفرانس احساس خواهید کرد که با هم‌تیمی‌های مجازی خود در یک اتاق هستید.

همچنین مشاهده حرکات دیگران و شنیدن صدای آن‌ها کمک زیادی به برقراری مکالمه‌های موثرتر می‌کند. Skype ،Zoom ،Google Meet از جمله معروف‌ترین پلتفرم‌هایی هستند که در این حوزه فعالیت می‌کنند.

۳. فضای ذخیره‌سازی ابری

به منظور ایجاد همکاری بیشتر، دسترسی به فضای ذخیره‌سازی ابری یکی از ضروری‌ترین ابزارهای مورد نیاز در دورکاری تلقی می‌شود. خوشبختانه استفاده از این فضاها بسیار ساده است. تنها کافی است فایل مورد نظر خود را در پوشه اشتراک‌گذاری‌شده قرار دهید تا سایر اعضای تیم در هر زمان یا مکانی که باشند، بلافاصله به آخرین تغییرات صورت گرفته دسترسی پیدا کنند.

با توجه به تعدد شرکت‌های ارائه‌دهنده فضای ابری، باید در انتخاب خود دقت کنید و سرویسی را انتخاب کنید که علاوه بر فراهم‌ کردن امنیت بالا با کمترین هزینه، بیشترین فضا را در اختیار شما قرار دهد. یکی از قدیمی‌ترین نمونه‌ها در این حوزه، دراپ‌باکس (DropBox) است که فضای آن با اشتراک‌گذاری لینک دراپ‌باکس در صفحات اجتماعی و دعوت از سایرین، قابل افزایش است. گوگل درایو (Google Drive) با ارائه دادن فضای رایگان بیشتر، محبوبیت بیشتری دارد.

وان‌درایو (OneDrive) توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است و این مزیت را دارد که داخل فایل اکسپلورر ویندوز ۱۰ قرار داده شده است. پاد‌‌‌اسپیس یک نمونه خوب ایرانی در این زمینه بوده و با توجه به داخلی بودن آن، دارای ویژگی‌های منحصربه‌فردی نظیر ارایه‌ی سرعت بالا و خدمات پشتیبانی ۲۴ ساعته است.

با فضاهای ذخیره‌سازی ابری بیشتر آشنا شوید

۴. مجموعه نرم‌افزارهای اداری آنلاین (online office suite)

در دهه‌های گذشته، نرم‌افزارهای اداری مختلفی نظیر Word ،Excel و PowerPoint تنها به صورت پکیج‌های قابل نصب بر روی دسکتاپ ارائه می‌شدند. اما امروزه به لطف سرویس‌های ابری تمامی این ابزارها و خدمات به صورت آنلاین در دسترس هستند. در  Microsoft Office Online  (شامل نسخه‌های تحت وب از Word ،Excel ،PowerPoint و OneNote) و Google Workspace (شامل Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites)  به‌ راحتی می‌توانید یک فایل را با دیگران به‌ اشتراک گذاشته و از آن‌ها بخواهید تا نظرات خود را درون فایل‌ها اضافه یا آن را ویرایش کنند و همزمان شاهد پیاده‌سازی تغییرات صورت گرفته باشید.

۵. ابزارهایی برای مکالمه آسان و سریع با همکاران

از جمله ابزارهای مورد نیاز در دورکاری، پیام‌رسان‌های فوری هستند. این ابزارها منجر به ارتباط بیشتر جهت اشتراک‌گذاری اطلاعات و ایجاد یک فرایند تصمیم‌گیری سریع در تیم می‌شوند. WhatsApp ، Telegram، WeChat پیام‌رسان‌های مستقلی هستند که در ابتدا برای برقراری ارتباط با خانواده و دوستان شکل گرفتند، اما امروزه استفاده از آن‌ها در دنیای کسب‌وکار هم بسیار رایج شده است. اسلک (slack) نیز دارای یک Chat Room برای کل شرکت است که به دلیل ارائه خدمات متنوع  از محبوبیت بالایی در دنیا برخوردار است.

۶. ابزارهای کنترل از راه دور

با کمک نرم‌افزارهای Remote desktop می‌توانید به یک کامپیوتر واقع در یک موقعیت مکانی دیگر به طور امن متصل شوید و مشابه زمانی که در شرکت حضور داشته‌اید، به‌ سادگی با کامپیوتر خود کار کنید. این مدل ابزارها برای عیب‌یابی و رفع مشکل از راه دور بسیار کاربردی هستند. به عنوان مثال، شما می‌توانید به‌ راحتی روی کاناپه بنشینید و سیستم پدر و مادر خود یا همکاران را عیب‌یابی کنید.

برای اتصال به سیستم خود در شرکت نیاز است از واحد IT بخواهید تا برای تنظیم دسترسی از راه دور به شما کمک کند. Microsoft Remote Desktop یکی از ابزارهای کنترل از راه دور است که در سیستم‌عامل‌های ویندوز تعبیه شده و کار‌ کردن با آن بسیار ساده است. تنها لازم است بر روی دکمه Connect بزنید.  TeamViewer و AnyDesk نرم‌افزارهای دورکاری خوب دیگری در این حوزه هستند که به‌ راحتی می‌توانید با آن‌ها کار کنید.

۷. ابزارهای اشتراک صفحه

گاهی نشان‌ دادن بسیار آسان‌تر از بیان‌ کردن است. با استفاده از نرم‌افزارهای اشتراک صفحه می‌توانید دسکتاپ خود، فایل‌ها و برنامه‌هایی که باز کرده‌اید را مانند زمانی که در کنار همکارانتان حضور داشتید به آن‌ها نشان دهید. Slack ، Zoom، Skype ، Screenleap، Teamviewer نرم‌افزارهایی هستند که این قابلیت را برای شما فراهم می‌کنند. 

۸. ابزارهای ضبط صفحه

اگر بخواهید از صفحه‌نمایش خود سریع عکس بگیرید یا آن را ضبط کنید تا در آینده برای شخصی ارسال کنید چه می‌کنید؟ در این مواقع می‌توانید از ابزارهای اسکرین‌شات کمک بگیرید و هر آنچه که در صفحه‌نمایش شما رخ می‌دهد را ضبط کنید. نرم‌افزارهای بسیار متنوعی در این زمینه وجود دارند و Camtasia ،Screencastify ،Apowersoft Unlimited ،Zappy برخی از معروف‌ترین آن‌ها هستند.

۹. برنامه‌هایی برای ایجاد تمرکز

اگر زمانی که دورکار هستید با این وسوسه روبه‌رو می‌شوید که به طور مداوم از ایمیل یا سایت‌های متفرقه‌ای که منجر به اتلاف وقت شما می‌شوند بازدید کنید، از افزونه‌های مرورگر و برنامه‌هایی کمک بگیرید که می‌توانند به طور موقت سایت‌ها و برنامه‌های خاص را مسدود کنند یا مدت زمانی که از آن‌ها استفاده می‌کنید را محدود کنند.  RescueTime ، Freedom ،Serene ،LeechBlock نمونه‌هایی از این نوع برنامه‌ها هستند.

۱۰. تخته سفید و ابزارهایی برای ترسیم نقشه ذهنی 

ممکن است نیاز باشد که با همکاران خود جلسات ایده‌پردازی برگزار کنید. برای شبیه‌سازی تخته سفید شرکت خود، می‌توانید از ابزارهای تخته سفید آنلاین نظیر Miro ،Stormboard ،IPEVO Annotator ، Limnu استفاده کنید. ابزارهای نقشه‌برداری ذهن نیز وسیله‌ی خوبی برای برگزاری ایده‌پردازی به صورت مجازی هستند و به شما کمک می‌کنند تا پروژه‌ها را با روشی بصری‌تر برنامه‌ریزی کنید. اگر علاقه‌مند به استفاده از آن‌ها هستید، می‌توانید از SmartDraw ،Stormboard و یا MindMup استفاده کنید.

۱۱. ابزارهای ردیابی زمان (Time Tracking Software)

 با استفاده از ابزارهای ردیابی زمان، شما و تیمتان می‌توانید به طور قابل‌توجهی کارایی، انگیزه و تمرکز خود را بدون صرف تلاش اضافی، افزایش دهید. از قابلیت‌های این ابزارها امکان نظارت دقیق بر میزان ساعت کارکرد کارمندان به تفکیک پروژه‌ها و بررسی میزان ظرفیت هر فرد است. CLOCKIFY، Time Doctor، Toggle ، نمونه‌های خوبی از این ابزارها هستند. این ابزارها همچنین می توانند در محاسبه هزینه های نیروی انسانی سازمان ها به تفکیک پروژه، به کار روند.

۱۲. پلتفرم‌های همکاری (collaborative platform)

و در نهایت پلتفرم‌های همکاری یکی دیگر از ابزارهای مورد نیاز در دورکاری هستند. به‌ منظور ساده‌تر کردن مدیریت و ارتباطات داخلی پروژه‌های سازمانی، پلتفرم‌هایی طراحی شده‌اند که بسیاری از ابزارهای نام‌ برده‌ شده در این مقاله را شامل می‌شوند. با استفاده از پلتفرم‌های همکاری می‌توان تنها به کمک یک پلتفرم، به قابلیت‌های مختلفی دسترسی داشت. به عنوان مثال، Bitrix24 مجموعه‌ی کاملی از  ابزارهای ارتباطی و مدیریتی شامل CRM، اشتراک فایل، مدیریت پروژه، تقویم، ویدیو، چت، سیستم مدیریت منابع انسانی و غیره است. این پلتفرم ابری است و از هر دستگاهی می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. Clinked ،FLowlu ،Samepage نمونه‌های دیگری از این پلتفرم‌ها هستند.

منابع:

https://zapier.com/learn/remote-work/productivity-apps-remote-work/

https://www.15five.com/blog/5-tech-tools-changing-remote-work/