آیین‌نامه تنخواه‌گردان در حسابداری و انواع آن
هزینه‌های تنخواه‌گردان جزیی اصلی از مخارج کسب‌و‌کارها بوده و به سبب تعدد خریدهای تنخواه، بدون داشتن چارچوبی مشخص برای پیگیری، ثبت و رهگیری هزینه‌ها اوضاع می‌تواند به سرعت پیچیده شود. آیین‌نامه تنخواه‌گردان می‌تواند این مشکل را برای کسبوکار حل کند. اما آیین‌نامه تنخواه‌گردان چیست؟ و انواع آن کدام است؟
آیین‌نامه تنخواه‌گردان چیست؟
تنخواه یا تنخواه‌گردان مبلغی با سقف مشخص دوره‌ای است که در اختیار یک فرد معتمد با عنوان تنخواه‌گردان قرار گرفته و به آن‌ها اجازه می‌دهد هزینه‌های خرد و روزمره کسبوکار ماند اقلام اداری را پرداخت کنند. اما پرداخت این هزینه‌ها بدون داشتن چارچوبی برای ثبت و پیگیری هزینه‌ها می‌تواند کار رهگیری هزینه‌ها را دشوار کرده و باعث ایجاد کسورات شود.
آیین‌نامه تنخواه‌گردان مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و چارچوب‌ها برای استفاده از تنخواه و مدیریت هزینه‌های آن است. تنخواه‌داران باید هزینه‌ها را طبق این آیین‌نامه انجام داده و ثبت کنند. این آیین‌نامه مدل هزینه تنخواه را مشخص کرده و فرایندهای تامین اقلام مورد نیاز تعیین کرده و از هزینه‌کرد تنخواه در جای درست اطمینان حاصل می‌کند.
چرا کسب‌و‌کارها به آیین‌نامه تنخواه نیاز دارند؟
هدف این آیین‌نامه اطمینان از هزینه درست تنخواه، پیش‌گیری از ایجاد اشتباه و جلوگیری از سوء استفاده است. آیین‌نامه تنخواه چهار جزء اصلی دارد:
- نحوه پرداخت تنخواه
- نحوه مستندسازی هزینه‌ها
- نحوه گزارش‌گیری
- اقدامات لازم برای جلوگیری از سوء استفاده احتمالی
آیین‌نامه تنخواه به صرفه‌جویی در هزینه‌ها و قانون‌مند کردن مصارف مبلغ تنخواه کمک بسزایی می‌کند. به کمک این آیین‌نامه تنخواه‌داران نیز یک‌سری قوانین و چارچوب برای دنبال کردن دارند که باعث می‌شود از بروز خطاهای انسانی و اشتباه جلوگیری شود.
نحوه پرداخت تنخواه
آیین‌نامه باید نحوه پرداخت به تنخواه به تنخواه‌گردان و دوره‌های شارژ تنخواه را به طور شفاف تعیین کند. برای مثال باید در آیین‌نامه ذکر شود که چه مبلغی در چه دوره‌هایی (هفتگی، ماهانه و…) به چه حساب و شماره‌کارتی واریز می‌شود.
نحوه مستندسازی هزینه‌ها
در آیین‌نامه تنخواه باید محل هزینه مجاز برای تنخواه تعیین شده و نحوه مستندسازی هزینه‌ها (جمع‌آوری فیش‌های خرید، مشخصات یک فیش قابل قبول، نیاز به مهر فروشنده، دوره‌های ارائه فیش‌ها به حسابداری و…) مشخص شود.
نحوه گزارش‌گیری
آیین‌نامه باید دوره‌های گزارش‌گیری و مشخصات یک گزارش قابل قبول (برای مثال مبلغ، مشخصات فروشنده، پیوست فیش، مشخصات اقلام خریداری شده و…) را تعیین کند.
اقدامات لازم برای جلوگیری از سوء استفاده احتمالی
در قسمت آخر، آیین‌نامه باید قوانینی مشخص برای جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی (مانند ممنوعیت انجام خریدهای غیرتنخواه از کارت) را تشریح کرده و اقدامات لازم در صورت بروز سوء استفاده (برای مثال جریمه مالی فرد متخلف) را تعیین کند.
چطور می‌توانیم آیین‌نامه تنخواه‌گردان ایجاد کنیم؟
برای نوشتن آیین‌نامه تنخواه باید افراد ذی‌نفع و دارای صلاحیت از جمله مدیر مالی کسبوکار، مراحل نوشتن آیین‌نامه را طبق چارچوب گفته‌شده انجام دهند. همچنین ضمن تعیین فرایندهای گفته‌شده، باید فرم‌های لازم از جمله فرم ثبت هزینه‌ها، تعهدهای لازم برای تنخواه‌دار (سفته یا چک)، زمان و فرایند ثبت هزینه‌ها در دفتر کل نیز مشخص شوند.
مثال زیر یک نمونه از مفاد آیین‌نامه تنخواه است:
- حساب تنخواه برای هزینه‌های جاری و خرد کسبوکار شامل اقلام اداری، پذیرایی روزانه و پذیرایی مهمان در نظر گرفته شده است. سایر هزینه‌ها باید به تایید واحد مالی برسند.
- دوره شارژ تنخواه ۳۰ روزه است و در پایان هر دوره مبلغ باقی‌مانده باید به حساب اصلی بازگردانده شود.
- تنخواه‌دار باید فیش‌ها و رسیدهای خرید را امضاء کند.
- رسیدهای خرید باید حاوی مهر یا امضای صاحب کسبوکار باشند.
- رسید خرید باید شامل موارد زیر باشد:
- تاریخ
- مقدار
- شرح خرید
- دریافت‌کننده وجه
- در صورتی که حساب تنخواه قبل از پایان دوره خالی شود، برای شارژ مجدد باید فرم شارژ تنخواه پر شده و به تایید مدیر مالی برسد.
- حساب تنخواه تنها برای مصارف تنخواه است و نباید برای سایر هزینه‌ها استفاده شود.
- مشخصات حساب تنخواه شامل شماره حساب، شماره کارت و صاحب حساب در پایان آیین‌نامه ثبت شده است.
- خریدهای تنخواه باید با کارت حساب تنخواه انجام شود.
- مشخصات تنخواه‌دار در پایان آیین‌نامه ثبت شده است.
- در پایان دوره مالی تنخواه‌دار باید تمام رسید‌ها به همراه فرم ثبت هزینه‌ها را به واحد مالی تحویل دهد.
- در صورت هزینه تنخواه از چارچوب ذکر شده در آیین‌نامه، حساب تنخواه بسته شده و تنخواه‌دار باید معادل مبلغ صرف‌شده را به کسبوکار بازگرداند.
این مثال یک نمونه کوچک از نحوه نوشتن آیین‌نامه تنخواه است و کسب‌و کارها باید بسته به نیاز خود، آن را تکمیل کنند.
راهکار تنخواه‌گردان پادیوم
تنخواه‌داری به شیوه سنتی حتی با وجود آیین‌نامه نیز در برابر خطا و اشتباه مصون نیست. پادیوم با توجه به نیازهای کسب‌و‌کارها در ابعاد مختلف، راهکار تنخواه‌گردان را توسعه داده است. این راهکار با ایجاد یک حساب دیجیتال بانک پاسارگاد، امکان صدور کارت‌های متعدد برای تنخواه‌داران را فراهم آورده و کسب‌وکارهایی که دارای چند تنخواه‌دار هستند را از ایجاد حساب‌های متعدد بی‌نیاز می‌کند.
همچنین پس از هر خرید، اطلاعات آن به صورت خودکار در پنل تنخواه ثبت می‌شود که کسبوکار را از جمع‌آوری و تطبیق رسیدهای خرید بی‌نیاز می‌کند. از سوی دیگر در پنل مدیریت امکان تهیه گزارش‌های کلی و جزیی فراهم شده و واحد حسابداری دیگر نیازی به صرف زمان برای تطبیق اطلاعات خرید و تهیه گزارش ندارد. در نهایت نیز کسبوکار می‌تواند هر کارت متصل به حساب تنخواه را جداگانه مدیریت کرده و برای آن‌ها به صورت مجزا سقف برداشت و سایر محدودیت‌های لازم را اعمال کند.
برای دریافت این راهکار یا کسب اطلاعات بیشتر کافی است فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان پادیوم در اولین فرصت با شما تماس بگیرند:
در شبکههای اجتماعی به اشتراک بگذارید
