تنخواه‌گردانی یکی از روش‌های کلاسیک مدیریت هزینه‌ها در کسب‌وکارها است که برای پرداخت سریع هزینه‌های جزیی به کار می‌رود. هرچند تنخواه‌گردانی از این نظر ساده به نظر می‌آید، اما نیازمند نظارت دقیق و مستندسازی منظم است. در بسیاری از سازمان‌ها مشکلات متعددی در رویکرد سنتی تنخواه مشاهده می‌شود که می‌تواند به خطاهای مالی و نبود شفافیت منجر شود. در این مقاله با تمرکز بر روش‌های سنتی، به بررسی ۵ چالش رایج در تنخواه‌داری سازمانی می‌پردازیم و راهکارهایی برای کاهش این مشکلات ارائه می‌دهیم. شناسایی این چالش‌ها گامی مهم در بهبود فرایندهای داخلی و جلوگیری از هدررفت منابع مالی سازمان محسوب می‌شود.

خطر سوءاستفاده و سرقت

در سیستم‌های سنتی تنخواه، ذخیره وجه نقد در محل شرکت، امکان دسترسی آسان به منابع مالی را فراهم می‌کند. اگر صندوق تنخواه تحت نظارت دقیق نباشد، احتمال سوءاستفاده یا اختلاس افزایش می‌یابد. به‌طور مثال، اگر تفکیک وظایف به درستی صورت نگیرد، یک تنخواه‌دار می‌تواند کنترل کامل صندوق را بر عهده بگیرد و در صورت عدم کنترل، وجوه را به شیوه نامناسبی مصرف کند. از جمله مشکلات اصلی این حوزه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دسترسی آسان به وجه نقد: موجودی فیزیکی تنخواه دسترسی بی‌واسطه‌ای به پول نقد فراهم می‌کند؛ این مسئله در صورت عدم کنترل متمرکز می‌تواند به برداشت‌های غیرمجاز منجر شود.
• عدم تفکیک وظایف: به طور معمول تنها یک تنخواه‌دار مسئول مدیریت صندوق تنخواه است و فرد دیگری وظیفه بازبینی یا حسابرسی مرتب صندوق را ندارد. این فقدان نظارت مستقل، احتمال وقوع تقلب و اختلاس را افزایش می‌دهد.
• دستکاری یا گم شدن اسناد: در روش سنتی ممکن است رسیدها و فاکتورها دستکاری یا گم شده و هزینه‌های غیرمجاز ثبت نشوند. نبود سوابق دیجیتال باعث می‌شود شناسایی چنین سوءاستفاده‌هایی دشوار شود.

مستندسازی وقت‌گیر و پیچیده

ثبت هر تراکنش تنخواه شامل جمع‌آوری و بایگانی رسیدهای کاغذی، تکمیل فرم‌ها و گزارش‌های دستی است. این فرایند سنتی بسیار وقت‌بر بوده و نیازمند صرف نیروی انسانی برای کنترل و نگهداری مدارک است. به‌طور معمول پس از هر پرداخت نقدی، متولی صندوق باید رسید هزینه را دریافت کرده و به واحد مالی تحویل دهد. سپس در پایان دوره مالی، تمامی اسناد با گزارش‌های ثبت‌شده مطابقت داده می‌شود. این اقدامات موجب می‌شوند که حجم زیادی کار اداری و کاغذبازی در پیگیری هزینه‌ها ایجاد شود. از جمله چالش‌های مرتبط می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• جمع‌آوری و بایگانی دستی اسناد: نیاز به نگهداری همه رسیدها و فاکتورهای هزینه روی کاغذ، حجم زیادی از پوشه‌ها و فایل‌ها را به وجود می‌آورد.
• صرف وقت بالا برای تایید هزینه‌ها: بررسی و تطبیق دستی هر خرید با اسناد مربوط، فرایندی زمان‌بر است و ممکن است باعث تاخیر در ثبت هزینه‌ها شود.
• گزارش‌نویسی و پیگیری مستمر: تهیه گزارش‌های مالی تنخواه و تحویل دوره‌ای آن‌ها به مدیریت یا حسابرسی، بار کاری اداری را افزایش می‌دهد.

خطاهای ثبت و محاسبات

رویکرد سنتی در تنخواه‌گردانی بر ثبت دستی اعداد و جمع‌زدن‌های دستی تکیه دارد. درج مقادیر هزینه‌ها به‌صورت دستی و عدم خودکار بودن محاسبه جمع مبالغ، ریسک بروز خطاهای انسانی را افزایش می‌دهد. اگر مسئول ثبت ارقام دچار سهو شود یا رقم اشتباهی را وارد کند، حساب تنخواه نهایی با مغایرت مواجه می‌شود. همچنین احتمال فراموشی ثبت برخی هزینه‌ها یا ثبت دوباره یک پرداخت نیز در سیستم‌های کاغذی بالاست. این خطاها ممکن است در نتیجه‌گیری‌های مالی اختلال ایجاد کنند. از جمله مسائل مهم در این حوزه عبارتند از:

• اشتباه در وارد کردن ارقام: وارد کردن دستی اعداد در فرم‌های هزینه یا دفتر تنخواه می‌تواند منجر به ثبت مبلغ نادرست شود.
• محاسبات جمعی اشتباه: هنگامی که موجودی نقد با روش سنتی شمارش و جمع‌آوری می‌شود، کوچک‌ترین خطای جمع و تفریق، تراز صندوق را بر هم می‌زند.
• فراموشی یا ثبت مجدد هزینه‌ها: عدم وجود سیستم هشدار یا ثبت لحظه‌ای ممکن است باعث شود برخی تراکنش‌ها ثبت نشوند یا به صورت دوتایی درج شوند.
• خستگی و حواس‌پرتی: فرایند مداوم و یکنواخت دستی ممکن است باعث خستگی شود و در نتیجه ثبت هزینه‌ها به‌صورت اشتباه یا ناقص انجام بگیرد.

مشکلات تطبیق حساب‌ها و گزارش‌گیری مالی

در پایان دوره مالی یا هر بازه زمانی معین، صندوق تنخواه باید با گزارش‌های ثبت‌شده تطبیق داده شود. در سیستم‌های سنتی، این تطبیق تنها از طریق مرور دستی اسناد و رسیدها انجام می‌شود. این فرایند به خصوص در صورت بروز اختلاف موجودی، مشکلات خاصی دارد. برای مثال ممکن است اختلافاتی بین میزان وجه نقد باقیمانده در صندوق و مجموع هزینه‌های ثبت‌شده به وجود آید. یافتن ریشه چنین مغایرت‌هایی زمان زیادی می‌طلبد. همچنین، نبود گزارش آنی از وضعیت صندوق تنخواه موجب می‌شود مدیران نتوانند در لحظه از میزان دقیق هزینه‌ها مطلع شوند. در مجموع، مدیریت دقیق تنخواه در این شرایط بسیار دشوار است. از جمله چالش‌های این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

نیاز به صرف زمان و دقت بالا: بررسی دستی اسناد و شمارش وجه نقد برای یافتن هرگونه اختلاف، فرایندی وقت‌گیر است.

مغایرت‌های مکرر: ممکن است تفاوت‌های جزیی یا کلی در تراز مشاهده شود که دلیل آن در اسناد کاغذی به‌راحتی مشخص نیست.

فقدان گزارش‌دهی آنی: در روش سنتی هیچ نمای زنده‌ای از وضعیت صندوق تنخواه وجود ندارد و همه گزارش‌ها پس از تکمیل اسناد نهایی می‌شوند.

تأخیر در تأمین مجدد وجوه و پرداخت‌ها

در روش سنتی، پس از اتمام موجودی صندوق تنخواه، مراحل اداری بازگرداندن وجه جدید باید طی شود که شامل ارائه اسناد هزینه به واحد مالی و صدور مجوز مجدد است. این فرایند اداری معمولا بسیار زمان‌بر است و ممکن است چند روز یا حتی چند هفته طول بکشد. در نتیجه، اگر صندوق تنخواه به موقع شارژ نشود، تامین نیازهای ضروری سازمان دچار اختلال می‌شود. از سوی دیگر، تاخیر طولانی در شارژ مجدد صندوق ممکن است به کاهش انگیزه کارکنان منجر شود. برخی چالش‌های مرتبط عبارت‌اند از:

• فرایند زمان‌بر تصویب و شارژ صندوق: مراحل اداری طولانی برای شارژ مجدد، موجب تاخیر در دسترسی به وجه نقد می‌شود.
• اختلال در عملیات روزانه: هزینه‌های ضروری که نیاز به پرداخت فوری دارند (مانند تهیه لوازم مصرفی) ممکن است به دلیل نبود نقدینگی به تعویق بیفتند.
• افزایش هزینه‌های پیگیری: پیگیری مراحل اداری شارژ مجدد تنخواه، شامل آماده‌سازی مدارک و مکاتبات مکرر، بار کاری اضافی ایجاد می‌کند.
• کاهش انگیزه کارکنان: انتظار طولانی برای شارژ مجدد صندوق ممکن است کارکنان را دلسرد کند و احساس کند رسیدگی به درخواست‌ها به کندی انجام می‌شود.

تنخواه‌داری دیجیتالی، راهکار چالش‌های تنخواه‌داری سنتی

تنخواه‌گردانی سنتی با وجود سهولت اولیه در پرداخت هزینه‌های کوچک، معایب قابل توجهی دارد. هر یک از این مشکلات می‌تواند منجر به کاهش شفافیت مالی و افت کارایی عملیات سازمان شود. با شناخت دقیق این چالش‌ها، مدیران مالی می‌توانند سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی خود را تقویت کنند. در نهایت، برای رفع این چالش‌ها راهکارهای متعددی قابل اجرا است؛ از جمله بهینه‌سازی رویه‌های داخلی، آموزش کارکنان و استفاده از راهکارهای دیجیتالی. راهکار مدیریت وجوه تنخواه‌گردان پادیوم یکی از گزینه‌های نوین است که با ابزارهای تخصصی خود می‌تواند به تسهیل کنترل هزینه‌ها و افزایش شفافیت کمک کند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره امکانات این راهکار، می‌توانید به وب‌سایت پادیوم مراجعه کنید.